1. Objet
Les présentes conditions générales d'utilisation (« CGU ») définissent les modalités d'accès et d'utilisation du service EdSuite (le « Service »), édité par PRG Sys (« l'Éditeur »). Le Service est une application en ligne de gestion administrative, commerciale et pédagogique destinée aux organismes de formation, CFA, écoles et formateurs indépendants.
Toute utilisation du Service emporte acceptation pleine et entière des présentes CGU. Les conditions financières figurent dans les conditions générales de vente ; les engagements de l'Éditeur sur les données personnelles confiées par le Client figurent dans l'accord de sous-traitance.
2. Définitions
- Client : personne morale ou physique agissant à titre professionnel, titulaire d'un Espace.
- Espace : environnement dédié au Client, isolé des autres clients, dans lequel sont enregistrées ses données.
- Utilisateur : toute personne disposant d'un accès à un Espace (administrateur, gestionnaire, formateur, apprenant, financeur).
- Apprenant : stagiaire, élève ou apprenti inscrit par le Client et disposant, le cas échéant, d'un accès à son portail.
- Inscription validée : dossier d'apprenant confirmé dans le Service, déclenchant les automatisations associées.
- Contenus du Client : programmes, supports pédagogiques, modèles de documents, données d'apprenants et tout élément importé par le Client ou ses Utilisateurs.
3. Accès au Service et comptes
L'accès au Service requiert la création d'un Espace par le Client et de comptes pour ses Utilisateurs. Le Client garantit l'exactitude des informations fournies, notamment son identification légale (SIREN), et s'engage à préserver la confidentialité des identifiants. Le Service est réservé aux professionnels ; les Apprenants y accèdent uniquement à l'initiative du Client, dans le cadre de leur formation.
Toute activité réalisée depuis un compte est réputée effectuée par son titulaire. Le Client est responsable des accès qu'il accorde à ses Utilisateurs et de leur retrait lorsqu'ils ne sont plus justifiés. L'authentification à deux facteurs est disponible et recommandée pour les comptes disposant de droits étendus.
4. Description du Service
Le Service comprend notamment, selon l'offre souscrite et les modules activés :
- la gestion des formations, sessions, inscriptions, émargements et conventions ;
- la gestion des contacts, apprenants, formateurs et financeurs ;
- l'édition et l'envoi automatisés de documents, e-mails et SMS ;
- la signature électronique simple et avancée des documents ;
- un module e-learning (parcours, exercices, modules SCORM) avec aide à la correction par intelligence artificielle ;
- des exports et indicateurs destinés au suivi de la conformité Qualiopi et aux obligations déclaratives (bilan pédagogique et financier).
L'Éditeur peut faire évoluer le Service, ajouter ou retirer des fonctionnalités, sous réserve de ne pas en réduire substantiellement l'objet pendant la période souscrite.
5. Obligations du Client
Le Client s'engage à :
- utiliser le Service conformément à sa destination, à la loi et aux présentes CGU ;
- disposer des droits nécessaires sur les Contenus du Client et garantir qu'ils ne portent pas atteinte aux droits de tiers ;
- informer les Apprenants, formateurs et autres personnes concernées des traitements de données réalisés dans son Espace, et recueillir les consentements requis ;
- respecter les obligations qui lui incombent en tant qu'organisme de formation (réglementation de la formation professionnelle, certification Qualiopi, obligations déclaratives), le Service n'étant qu'un outil d'aide à leur exécution ;
- vérifier les documents, calculs et exports produits par le Service avant leur utilisation vis-à-vis de tiers ou d'administrations ;
- ne pas tenter d'accéder aux Espaces d'autres clients, de contourner les mesures de sécurité ou de perturber le fonctionnement du Service.
6. Usages interdits
Il est interdit d'utiliser le Service pour :
- envoyer des communications non sollicitées (spam) par e-mail ou SMS, ou des messages contraires à la réglementation sur la prospection ;
- diffuser des contenus illicites, diffamatoires, discriminatoires ou portant atteinte aux droits de tiers ;
- faire signer électroniquement des documents sans l'accord des signataires ou en usurpant leur identité ;
- héberger des données sans rapport avec l'activité de formation du Client ;
- revendre, louer ou mettre à disposition le Service à des tiers sans accord écrit de l'Éditeur.
L'Éditeur peut suspendre l'accès concerné en cas de violation manifeste, après notification sauf urgence, et signaler aux autorités compétentes tout usage illicite.
7. Signature électronique
Le Service propose une signature électronique simple et une signature électronique avancée au sens du Règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS). La signature avancée repose sur la vérification du numéro de téléphone du signataire par code à usage unique, le scellement du document, un horodatage qualifié et la constitution d'un dossier de preuve archivé. Le Client choisit le niveau de signature adapté à chaque document et demeure responsable de son adéquation aux exigences légales applicables à ce document.
8. Aide à la correction par intelligence artificielle
Le module e-learning peut proposer au formateur une note et un commentaire pour les questions ouvertes, générés par un modèle de langage fourni par un prestataire tiers. Cette proposition est une aide à la décision : le formateur la valide, la modifie ou la rejette, et reste seul responsable de l'évaluation de l'Apprenant. Le Client active cette fonction en connaissance de cause et informe ses Apprenants de son utilisation. Les modalités de traitement sont décrites dans la politique de confidentialité.
9. Propriété intellectuelle
9.1 Propriété du Service
Le Service, ses composants logiciels, son interface, sa documentation et ses marques restent la propriété exclusive de l'Éditeur. Le Client bénéficie d'un droit d'utilisation non exclusif et non transférable, limité à la durée de la souscription et à ses besoins propres.
9.2 Contenus du Client
Le Client conserve la propriété de ses Contenus. Il concède à l'Éditeur une licence non exclusive, limitée à l'hébergement, au traitement technique et à la fourniture du Service. Cette licence prend fin à la suppression des Contenus ou à la clôture de l'Espace, sous réserve des sauvegardes techniques et des obligations légales de conservation.
L'Éditeur n'utilise pas les Contenus du Client pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Il peut établir des statistiques d'usage agrégées et anonymes pour améliorer le Service.
10. Disponibilité, maintenance et support
L'Éditeur s'efforce d'assurer une disponibilité du Service 24 h/24 et 7 j/7, hors opérations de maintenance planifiées, annoncées dans la mesure du possible avec un préavis raisonnable, et hors cas de force majeure ou de défaillance des réseaux. Une page de statut publique informe de l'état du Service et des incidents en cours.
Le support est assuré par e-mail à l'adresse support@edsuite.fr et depuis l'application, les jours ouvrés. Des sauvegardes régulières des données sont réalisées ; elles visent la continuité du Service et ne se substituent pas aux exports que le Client peut réaliser.
11. Responsabilité
L'Éditeur est tenu d'une obligation de moyens. Il ne saurait être tenu responsable des Contenus du Client, de l'usage qui est fait du Service, des décisions prises sur la base des documents, indicateurs ou propositions produits par le Service, ni des manquements du Client à ses propres obligations réglementaires. Le Client est seul responsable de la conformité de ses formations, de ses déclarations et de ses documents contractuels.
En toute hypothèse, la responsabilité de l'Éditeur, si elle était engagée, est limitée aux dommages directs et ne peut excéder le montant hors taxes payé par le Client au titre des douze mois précédant le fait générateur. L'Éditeur n'est pas responsable des dommages indirects, tels que perte de chiffre d'affaires, de clientèle, de données non exportées ou atteinte à l'image.
12. Données personnelles
Les traitements dont l'Éditeur est responsable sont décrits dans la politique de confidentialité. Pour les données que le Client enregistre dans son Espace, l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant dans les conditions de l'accord de sous-traitance, qui fait partie intégrante des présentes.
13. Durée, suspension et résiliation
Les présentes CGU s'appliquent pendant toute la durée d'utilisation du Service. Le Client peut clôturer son Espace à tout moment depuis ses paramètres ou par demande au support ; les conséquences financières sont précisées dans les CGV.
L'Éditeur peut suspendre l'accès en cas de manquement grave aux présentes, de défaut de paiement après mise en demeure restée sans effet pendant quinze jours, ou de risque pour la sécurité du Service ou des tiers. À la clôture, le Client dispose de 30 jours pour exporter ses données ; elles sont ensuite supprimées dans les conditions de la politique de confidentialité, sous réserve des obligations légales de conservation.
14. Modification des CGU
L'Éditeur peut modifier les présentes CGU. Les Clients sont informés des modifications substantielles au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur, par e-mail ou notification dans l'application. La poursuite de l'utilisation du Service après cette date vaut acceptation.
15. Droit applicable et juridiction compétente
Les présentes CGU sont régies par le droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige entre professionnels relève de la compétence exclusive des tribunaux de Paris, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie. Les règles protectrices applicables aux consommateurs sont réservées le cas échéant. Pour toute question : contact@edsuite.fr.